積算の基礎知識
2026.05.28
建設業の多すぎる書類はペーパーレス化すべき！メリットと方法は？
こんにちは！ITの力で建設業界に貢献するアークシステムです。
ペーパーレスとは、仕事で使っている紙の書類や資料、文章などを、電子データやシステムなどに置き換えて、紙媒体の使用を減らしていくことです。
業務効率化やコスト削減の一手として、さまざまな業界がペーパーレス化に取り組んでいます。
扱う書類が多い建設業界でもペーパーレス化への対応が求められています。しかし、その対応はまだ追いついていないのが現状です。
そこで今回は、建設業界のペーパーレス化の現状について解説。建設業界でペーパーレス化が必要な理由やそのメリット、ペーパーレス化の方法や具体例などをご紹介します。
紙と手作業の管理から脱却するための業務構造の改善のヒントとして、ぜひお役立てください。
目次
建設業界は書類が多すぎる？ペーパーレス化が必要な理由とは
現在、さまざまな業種でペーパーレス化が推進されています。
資料をデータで管理・閲覧する取り組みは身近になってきましたが、建設業界ではまだまだ大きな課題として残っています。
建設業で扱う書類はかなり多い
元請・下請・協力会社・発注者など関係者が多く、透明性を確保するためにも、確認・承認書類が増えやすいため、建設業で扱う書類は、他の業種と比べても量が多いです。
図面や写真を含め、そもそも建設に必要な書類の種類が多いことも理由です。
建設業の多すぎる書類をしっかり整理・運用するためにも、ペーパーレス化を進めることは喫緊の課題。以下のような書類は比較的電子化しやすく、少しずつデジタル管理する建設会社が増えてきています。
- 契約関連書類（工事請負契約書・請負代金内訳書・見積書・請求書・受発注書類など）
- 施工管理関連書類（施工計画書・工程表・施工体制台帳・施工体系図・作業日報など）
- 安全管理関連書類（工事安全衛生計画書・新規入場時等教育実施報告書など）
- 図面・写真
しかし、まだまだ対応が進んでいない企業も多く、依然として業界全体で取り組むべき課題となっています。
建設業でペーパーレス化を進めるべき理由
建設業でペーパーレス化を進めるべき理由としては、以下のような課題があります。
- 書類を保管するスペースの確保が難しい（過去の工事台帳や見積書の山）
- 一定の保管リスクがある（破損、紛失、盗難など）
- 検索性が低く必要な情報を探すのに時間がかかる
- コストがかかる（紙代、印刷費、郵送費、保管コストなど）
- 環境への負荷が大きい
- リモートワークに対応できない
ペーパーレス化の主要な目的は、コストカットと業務効率化です。
上記のような課題を放置することは、間接コストを増大させ、企業の生産性を大きく低下させてしまうおそれがあります。建設業界は慢性的な人手不足が課題となっていることもあり、業務負担を軽減するためにも、ペーパーレス化を進める必要があります。
また、建設業界は現場作業が多いため、全業種の中でもテレワークの実施率が低いといわれています。建設業界で今後テレワークを推進していくためにも、ペーパーレス化は必須といえるでしょう。
近年、国は建設業の生産性向上や働き方改革を進めており、その流れで電子化も強く求められるようになりました。
実際に近年、建設業界に関わりのある業務や契約のステップについても、ペーパーレス化を可能とする契約・会計書類の電子保存に関係する制度・法律が続々と施行・改正されています。
例えば、2001年の建設業法改正により工事請負契約書の電子化が可能に。2005年にはe-文書法により会計処理に必要な一定の書類を電子データ保存が認められ、2024年の電子帳簿保存法改正では、電子取引データの保存が義務化されています。
建設業の書類をペーパーレス化するメリット
建設業でペーパーレス化を進めることは、単なる「紙 of 削減」に留まりません。経営利益、人材育成、リスク管理の観点から、強力なベネフィットをもたらします。
業務効率アップ
ペーパーレス化により、紙 of 書類を人数分印刷する、配る、郵送する、保管するといった作成と管理の手間は大幅に減ります。データ管理なら、タブレットやPCでいつでも最新の情報を確認できますし、情報の検索や閲覧もスムーズです。
また、手入力の手間や転記ミスを削減できる点や、完成図書や一部提出書類をオンラインで納品することもできる点も、ペーパーレス化の大きなメリット。建設実務だけでなく、経理業務も効率化することができます。
コストカットによる利益増
ペーパーレス化した場合、それまでかかっていた紙代や印刷代、インク代、郵送代などのコストが削減できます。また、保管スペース削減により資料の保管コストもカットでき、それに伴い労務時間も削減され、経費を大きく減らすことができます。
リスク管理とコンプライアンス強化
ITツールやクラウドサービスを活用して書類の作成やチェックを行うことで、アクセス権限の付与や変更履歴の管理が明確になります。「誰が、いつ、どこを修正したか」が可視化され、社内監査や不正防止に役立ちます。紙の紛失による情報漏えいリスクもゼロになります。
データ活用
書類をペーパーレス化した場合、過去のデータを検索しやすくなり、データ活用がよりスムーズ行えるようになります。蓄積した見積・工事・日報などのデータを原価管理や業務改善に活用すれば、利益率の改善や業務の最適化にもつながります。
ペーパーレス化の導入時には、運用ルールの整備や操作習得が必要となるものの、長期的には大きな業務改善につながります。段階的に導入をしていくなどして、取り組みを進めていくことが重要です。
建設業の多すぎる書類をペーパーレス化するための具体策や事例も紹介
ここからは、建設業でペーパーレス化を進める方法や参考となる事例をご紹介します。
建設業でペーパーレス化を進める方法
建設業でのペーパーレス化は、大まかに以下の4つのステップで進めます。
ペーパーレス化する書類や業務を決める
ペーパーレス化推進にあたっては、ペーパーレス化の可否や優先順位を考えて、「どの書類が多いか」「どこで確認待ちが発生しているか」「紙で残す必要があるか」を整理しながら、書類や業務を仕分け、ペーパーレスにする書類・業務を決める必要があります。まずは社内で完結する書類、使用頻度が高い書類、複数の担当者や現場で進める業務などから取り組んでみましょう。失敗を避けるためには、一度に大規模なペーパーレス化を行うのではなく、現場に定着させて、徐々に範囲を広げていくことが大切です。
活用するツールやシステム、クラウドサービスなどを選びます。例えば、見積依頼、発注、契約、請求などの取引書類をオンラインで扱える「受発注システム」や、現場、事務所、協力会社が同じデータを確認でき、最新版の共有ミスを防げる「クラウドサービス」、現場で図面、写真、日報、工程表をタブレット確認できる「施工管理システム」などがあります。
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トライアル期間を経て、活用できそうであれば本格導入を行いましょう。導入にあたっては、ファイル名、保存場所、閲覧権限、承認フローなどの運用ルールを明確に決める必要があります。また、社内周知を行い、研修やマニュアル整備を経て、現場の理解を得ることも必要です。
導入したITツール・システムを使用した従業員たちからフィードバックを受け、効果測定を行います。その結果を受けた課題を把握・改善して、より良い運用を目指し、徐々に対応範囲を広げます。
建設業でのペーパーレス化の取り組み事例
建設業でペーパーレス化を実施した事例をご紹介します。
FAX複合機の導入
FAXのやり取りが多い会社では、ICTツールとFAX受送信機能を内蔵した複合機を導入し、ペーパーレス化を実現した事例があります。
FAXを紙ではなくPDFなどのデータで受信し、データをメールで確認できるものもあるため、インターネット環境があれば出社しなくても内容を確認でき、リモートワークが可能になります。複合機の導入では、紙の出力が減り、コストカットと効率化を実現できます。
日報のオンライン化
手書きの日報をインターネット経由で書き込める体制に変えることも、ペーパーレス化の一歩。紙の日報管理必要なくなり、労働環境の改善にも貢献します。
現場作業の多い建設業界では、会社に戻って日報を作成・提出する場合も…。施工管理システムなどを用いて日報をオンライン化すれば、紙にかかるコストを削減できるだけでなく、現場からの日報作成・提出も可能となります。これにより、社員の退社時間が早まったという事例もあります。
資料のデータ化
建設業の現場では、工事写真の撮影や分類、施工体制台帳の作成・管理など、書類の作成や管理に多くの手間がかかります。
紙で管理していた写真や台帳をデータ化し、パソコンで作成しクラウドで管理することで、作業の手間を軽減することができます。さらに、資料やデータを閲覧する際も、キーワードを打ち込んで検索ができるので、書類を探す手間も大きく削減可能となります。
建設業の図面や見積書は楽王シリーズでペーパーレス化を！
「紙の書類が多すぎる」ことは、解決すべき建設業界の課題。しかしその根本は、書類の量そのものにあるのではありません。
見積・積算がいまだ紙と手作業で管理され続けているという業務構造が問題です。
この構造を変えない限り、ファイリング棚は増え続け、「あの資料どこだっけ」という資料探しの時間は、どれだけ整理しても消えません。その解決の入り口の一つが、積算・見積の電子化です。
アークシステムの積算見積ソフト「楽王シリーズ」なら、作成した見積データに現場写真や図面などあらゆる関連ファイルを紐づけて一括管理することが可能。バラバラになりがちな資料を一つのデータに集約し、組織でリアルタイムに共有・検索できるため、事務所の分厚いファイリング棚や資料探しの時間を劇的に削減します。
さらに、図面拾いソフト ヒロイくんⅢとの連携により、紙図面と電卓によるアナログな拾い出しも完全デジタル化。ソフト内には業界標準の全日出版社データも搭載されているため、毎年重い単価本を買い揃えたり、ページをめくって探したりする手間さえもデジタルで一掃できます！
月額3,800円（税込）から始められる楽王シリーズなら、ペーパーレス化はもちろん、積算・見積業務のあらゆる課題も解決します！
サブスク版 見積ソフト「楽王Link/Crew」
※パッケージソフト
単価・歩掛の手入力なしで、根拠ある積算を即日スタート
全日出版社の単価マスタ × 自社単価のハイブリッド運用：
全日出版社の『電気・設備工事積算実務マニュアル』等の最新マスタを標準搭載。検索と引用機能で分厚い本での確認や手入力を排除します。さらに、自社固有の「仕入れ単価」や「得意先別の掛け率」も合わせて登録管理できるため、公的根拠と自社のリアルな原価が合致した、ブレない見積が即座に作れます。
過去見積の「検索・流用」で優秀なデータを組織全員の即戦力に：
担当者ごとにローカルPCへバラバラに保存されていた過去の見積データをシステムへ一元化。キーワードで過去の類似案件を検索し、そのまま「流用（コピー作成）」して数量を調整するだけで、誰もが高精度な見積のベースを作れる環境を整えます。過去の粗利率との比較も容易になり、組織全体で見積作成のスピードと精度を均一化できます。
初期費用を抑え、PC1台から即日導入可能：
大規模なシステム投資は必要ありません。月額料金のサブスク形式により、手軽に最新の積算環境を手に入れられます。現場やチームの規模に合わせた柔軟な運用が可能です。
パッケージ版 見積ソフト「楽王３」
※パッケージソフト
属人化をシャットアウト。自社の積算ノウハウを「仕組み」として統合
貴社独自の積算ノウハウを企業の強固なインフラに：
貴社の数だけ存在する「独自の階層見積フォーマット」「複雑な原価・掛け率の算出ロジック」「膨大な自社独自の単価マスタ」をそのままシステム化。自社のルールを曲げることなく、全社で絶対にブレない強固な積算基準をソフトで再現します。
企業の運用に合わせた環境構築と定着までのサポート体制：
事前の綿密なヒアリングに基づき、貴社固有の積算に合わせた環境をゼロからオーダーメイド感覚で構築します。導入後も、専門スタッフがオンラインでの画面共有サポートなどを通じてサポートし、全社へのスムーズな定着まで伴走します。
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各自のパソコンに散在していたノウハウをソフトに移行することで、「担当者が辞めたら積算が回らなくなる」という状態から会社を守ります。引継ぎにかかる時間の短縮にもつながります。
サブスク版 図面拾いソフト「ヒロイくんⅢ」
※パッケージソフト
目測・電卓・手入力を大幅削減。工数を抑え、積算の「入口」から精度を平準化
図面を画面上でなぞるだけで、長さや面積を自動集計：
PDFやCADの図面をマウスでクリックしてなぞるだけで、必要な「長さ・面積・数量」を自動で算出。三角スケールでの測り間違いや、電卓の叩き間違いといった、アナログ作業特有の手入力ミスを物理的に削減し、作業を大幅に効率化します。
「楽王」との直接連携で、転記の手間とミスを排除：
拾い出しの結果は楽王へ連携可能。図面から拾い出した数値を、見積ソフトへもう一度手入力で打ち直すという二度手間（＝ミスの原因）をなくし、積算工程全体の効率化をサポートします。
担当者の経験に左右されない、均一な拾い出し品質：
計算がシステム化されるため、専門知識や図面の読み込み経験が浅いスタッフでも、ベテランに近い精度で正確に数量を把握できるようになります。拾い出しの属人化を防ぎ、積算プロセスのスタート地点から組織の標準化を後押しします。
建設業の多すぎる書類をペーパーレス化して業務改善を目指そう
ペーパーレス化は、業務効率化やコストカット、さらにはテレワークの推進のためにも欠かせません。法律の施行や改正もあり、業務や契約、納税における手順や書類についても電子化が推進されてきています。
人材不足という建設業界の課題に対応していくためにも、ペーパーレス化の取り組みは必須です。ペーパーレス化には、業務効率アップや経費削減のほか、コンプライアンス強化やセキュリティ強化、データ活用といったメリットもありますよ。
建設業でペーパーレス化を進めるには、ITツールやシステムの導入が必須です。
建設業で書類が多すぎる問題の根底には、積算・見積業務がいままさに紙と手作業で動き続けているという業務構造があります。
楽王シリーズは、見積データへのファイル一括管理、紙図面の拾い出しデジタル化、単価データの管理まで、積算に関わるすべての書類業務をまるごとデジタル化します。
アークシステムが提供する積算見積ソフト「楽王シリーズ」も、ペーパーレス化を実現するツールのひとつです。ペーパーレス化の取り組みの第一歩として検討してみてはいかがでしょうか。正確・効率的な積算業務を叶えるためにも、ぜひご活用ください。
この記事を書いた人
建設ICT事業 企画／プロモーション佐藤 一也
第二種電気工事士、基本情報技術者試験の資格を保持する。
10年以上のシステム開発経験を活かして、建設業向けの製品企画とプロモーションを行う。
