建設業界でペーパーレス化が必要な理由は？メリットや具体策も紹介！

こんにちは！ITの力で建設業界に貢献するアークシステムです。

 

ペーパーレスとは、仕事で使っている紙の書類や資料、文章などを、電子データやシステムなどに置き換えて、紙媒体の使用を減らしていくことです。

業務効率化やコスト削減の一手として、さまざまな業界がペーパーレス化に取り組んでいます。

 

もちろん建設業界もペーパーレス化を進めたいところですが、まだ追いついていないのが現状。

 

そこで今回は、建設業界のペーパーレス化の現状について解説。

建設業界でペーパーレス化が必要な理由やそのメリット、ペーパーレス化の方法や具体例などをご紹介します。

 

建設業界でペーパーレス化が必要な理由とは

現在、さまざまな業種や職種でペーパーレス化が推進されています。

 

紙で配っていた資料をメールで送る、紙の書類ではなく決済システムなどを使って契約や決済を行う、資料を紙ではなくデータで管理・保管・閲覧するといった取り組みなどは、身近なところではないでしょうか。

 

ペーパーレス化の目的は、コストカットと業務効率化です。

建設業界は慢性的な人手不足が課題となっていますので、そこはぜひ建設業界も取り組んでいきたいところ。

 

さらに、テレワークやリモートワークを推進していくためにも、ペーパーレス化は欠かせません。

情報や業務を「紙」ではなくデータで一元管理することで、どこからでも同じ情報にアクセスしたり、業務管理をしたりすることができます。

 

建設業界は現場作業が多いため、全業種の中でもテレワークの実施率が低いといわれています。

建設業界で今後テレワークを推進していくためにも、ペーパーレス化は必須といえるでしょう。

 

近年、建設業界に関わりのある業務や契約のステップについても、ペーパーレス化を可能とする法律が続々と施行・改正されています。

 

たとえば、2001年の建設業法改正により工事請負契約書の電子化が可能に。

2005年にはe-文書法により会計処理に必要な一定の書類を電子データ保存が認められ、2021年の電子帳簿保存改正ではその要件がさらに緩和されています。

 

建設業でペーパーレス化をするメリットもチェック

建設業でペーパーレス化を進めることには、こんなメリットがあります！

 

業務効率アップ

紙の書類を人数分印刷する、配る、郵送するといった作成と管理の手間が減ります。

設計や見積もりが変更になるたびに全員分印刷し直したりする必要もなく、「外出先で資料が手元にないから確認ができない」「必要な書類を探すのに時間がかかる」なんて心配もありません。

 

データ管理なら、タブレットやPCでいつでも最新の情報を確認できますし、情報の検索や閲覧もスムーズです。

 

コストカット

紙代、印刷代、インク代、郵送代などを削減できるのはもちろん、資料を運ぶコストや保管・管理するコストなども削減できます。

必要な資料を探す手間を抑えられるのも、コストカットといえるでしょう。

 

コンプライアンス強化

ITツールやクラウドサービスを活用して書類の作成やチェックを行うことで、社内監査の実施がスムーズに。

重要なデータにはパスワードや閲覧制限などを設定できますし、資料を紛失して情報漏えいがおきるといったリスクも減らせるので、セキュリティ強化にもなります。

 

建設業でペーパーレス化を進めるための具体策や事例も紹介

建設業でペーパーレス化を進める方法や参考となる事例をご紹介します。

 

建設業でペーパーレス化を進める方法

建設業でペーパーレス化は、大まかに以下の3つのステップで進めます。

 

【1】ペーパーレス化する書類や業務を決める

すべての書類や業務をペーパーレス化できるわけではありません。

ペーパーレス化の可否や優先順位を考えて、書類や業務を仕分けます。

 

まずは社内で完結する書類、使用頻度が高い書類、複数の担当者や現場で進める業務などから、ペーパーレスに取り組んでみましょう。

 

【2】ITツールやシステムを選ぶ

紙の代わりに活用するツールやシステム、クラウドサービスなどを選びます。

 

たとえば、資料を配る代わりにタブレットで各自確認する、「見積回答や契約締結がオンラインでできる受発注システム」や「複数拠点から書類管理や閲覧、編集ができるクラウドサービス」などがあります。

 

【3】ITツールやシステムの導入・運用

トライアル期間を活用しながら試してみて、活用できそうであれば本格導入を。

社内で使用方法や使用感などを共有し、効果測定をしながら運用の幅を広げていきます。

 

建設業でのペーパーレス化の取り組み事例

建設業でペーパーレス化を実施した事例をご紹介します。

 

FAX複合機の導入

FAXのやり取りが多い会社では、ICTツールとFAX受送信機能を内蔵した複合機を活用。

 

FAXを紙ではなくPDFなどのデータで受信し、データをメールで確認できるものもあります。

インターネット環境があれば出社しなくても内容を確認でき、紙の出力も減らすことができますね。

 

日報のオンライン化

手書きの日報をインターネット経由で書き込める体制に変えることも、ペーパーレス化の一歩。

紙の日報管理が必要なくなり、労働環境の改善にも貢献します。

 

現場作業の多い建設業界では、会社に戻って日報を作成・提出する場合も…。

日報をオンライン化することで、現場からの日報作成・提出も可能となるので、社員の退社時間が早まったという事例もあります。

 

資料のデータ化

建設業の現場では、工事写真の撮影や分類、施工体制台帳の作成・管理など、書類の作成や管理に多くの手間がかかります。

 

紙で管理していた写真や台帳をデータ化し、パソコンで作成、クラウドで管理することで作業の手間を軽減。

さらに、資料やデータを閲覧する際も、キーワードを打ち込んで検索ができるので、書類を探す手間も大きく削減可能となりました。

 

 

建設業の業務の中でも、積算や見積作成業務は、ペーパーレス化を進めやすい部分。

アークシステムが提供する積算見積ソフト「楽王シリーズ」も、ペーパーレス化を図れるツールのひとつです。

 

「楽王Link」は複数人でデータ共有が可能ですので、各拠点の担当者で情報を共有するのもスムーズ。

見積書と、写真などの添付ファイルもまとめて一元管理が可能です。

検索機能により、過去の見積書もすぐに探す事ができ、整然としたファイル管理ができるため、印刷の手間や経費、書類管理の手間や紛失リスクなどもなくなります。

 

また、過去の類似物件の参照や、コピーして流用すれば、積算・見積もより効率的になります。

 

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建設業でもペーパーレス化を進めよう

ペーパーレス化は、業務効率化やコストカット、さらにはテレワークの推進のためにも欠かせません。

法律の施行や改正もあり、業務や契約、納税における手順や書類についても電子化が推進されてきています。

 

建設業界は現場作業が多いこともあり、テレワークの実施率はまだ低い業界。

人材不足という建設業界の課題に対応していくためにも、ペーパーレス化の取り組みは必須といえるでしょう。

業務効率アップや経費削減のほか、コンプライアンス強化やセキュリティ強化といったメリットがありますよ。

 

建設業でペーパーレス化を進めるには、紙の代わりとなるITツールやシステムの導入が必須です。

アークシステムが提供する積算見積ソフト「楽王シリーズ」も、ペーパーレス化を図れるツールのひとつです。

ペーパーレス化の取り組みの第一歩として検討してみてはいかがでしょうか。

 

正確・効率的な積算業務を叶えるためにも、ぜひご活用ください。

 

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