積算・見積を効率化するシステムやソフトは？表計算ソフトには問題点も

こんにちは！ITの力で建設業界に貢献するアークシステムです。

 

建設業をはじめ、さまざまな業種において積算・見積作業は、仕事の受注に欠かせない業務の一つ。

しかし、細かな作業で時間がかかりますし、手作業ではミスが起こる可能性もあります。

 

積算作業や見積作成・管理の効率化に、システムやソフトの導入を検討してみませんか？

 

今回のコラムでは積算・見積を表計算ソフトで作成する問題点と、それを解消する積算見積ソフトについてご紹介します。

業務効率化から競争力アップを検討している方は、ぜひご覧ください。

 

表計算ソフトで積算見積を行うデメリットや課題とは

エクセルなどの表計算ソフトを使って積算・見積作成を行うのには、こんな課題があります。

• 自由度が高いので、担当者によって形式や項目がばらつきやすい
• 入力箇所が多いので、時間や手間がかかり、入力ミスの可能性が高まる
• 確認箇所が多いので、確認・承認に時間がかかる
• 担当者ごとに管理しているので、共有や比較、分析がしづらい
• 常に最新情報を確認し、自社の積算や見積書をアップデートさせなければならない
• 積算見積作成業務が属人化しやすい

 

表計算ソフトはフォーマットを自由に作ることができます。

担当者がそれぞれ、自分が使いやすい方法で活用していることが多いため、形式がバラバラになりやすいです。

 

また、入力形式が自由で入力箇所も多いと、入力ミスを起こす可能性が高まってしまいます。

入力箇所が多いということは、確認箇所も多く、確認・承認にも手間がかかりますよね。

形式がバラバラなら、なおさらです。

 

万が一、入力ミスをしたまま積算を進め、その内容で見積書を提出してしまったら、取引に影響が出たり会社の信用が落ちたりして、業績にも悪影響を与えてしまいます。

 

データの管理も各自のパソコンに保存しているので、全体への共有がおろそかになってしまうという問題点も。

つまり、積算見積業務が完全に属人化されてしまうといったケースが生じてしまうのです。

そのため、担当者が不在のときに見積書を探せない、退職したときに引継ぎしにくい、形式がバラバラなので比較や分析がしにくいという状態になってしまいがちです。

 

また、最新の法律やルールの確認は必須です。

常に最新の情報を積算や見積に反映させる必要があるでしょう。

 

積算見積は作成・提出して終わりではなく、利益率や成約率を分析するための大切な資料でもあります。

作成・管理のフローが煩雑なことは、業務効率を下げてしまうだけでなく、今後の業績にも影響を与えてしまうのです。

 

より効率的な積算・見積作成が叶うシステムやソフトとは？

手間のかかる積算見積業務は、システムやソフトを使って効率的に進めませんか？

 

積算や見積の作成や発行、保管や整理に特化した見積管理システムや積算見積ソフト、業務フローを管理するワークフローシステムなどがありますよ。

これらのソフトやシステムを使えば、積算見積業務の効率化や管理の簡易化ができます。

 

見積管理システム・積算見積ソフト

積算や見積書の作成・発行・管理を、一元管理するシステムです。

統一フォーマットや入力フォームで、形式のばらつきや入力ミスを防ぎ、素早く正確に積算を行い、見積書を作成できます。

 

システム上で一元管理することで、積算見積業務の属人化回避も可能です。

共有や検索、分析も容易に行えるでしょう。

 

専用パッケージを自社サーバーへインストールして利用する「オンプレミス型」と、インターネット上のサーバーを利用してシステムを利用する「クラウド型」があります。

それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

 

オンプレミス型のメリット・デメリット

「オンプレミス型」は、自社サーバーを使うのでセキュリティの安全性が高いこと、ニーズに合わせたカスタマイズが可能で、既存システムとの連携もしやすいことがメリットです。

 

デメリットは導入コストが高い点ですが、一度導入してしまえばランニングコストは抑えられる傾向にあります。

 

クラウド型のメリット・デメリット

「クラウド型」は、自社でサーバーを用意せずにインターネットを介して利用できるので、初期導入費用がかからず、コストを抑えて導入できます。

インターネット環境さえあれば、スマホやタブレットを使って外出先から積算や見積書の作成・確認も可能で、リアルタイムでの情報共有が可能な点もメリット。

 

定期的に自動でアップデートされるので、メンテナンスの手間もなく、いつでも最新機能を使えます。

また、データはネット上に保管されるので、パソコンが故障してもデータが消失するリスクを回避できます。

 

しかし、インターネット上のサーバーを利用するので、情報漏えいなどのセキュリティリスクには注意が必要です。

また、すでに社内で使っている既存システムとの連携はできないことがほとんどです。

 

サブスクリプションサービスのようなイメージで月額費用がかかるため、利用期間によってはオンプレミス型よりも費用が高くなる可能性もあるでしょう。

 

建設業に向けたサブスクサービスとその必要性については、「建設業で活用できるサブスクサービスとは？活用して業務効率化を」でもご紹介しています。

 

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務の一連の流れや手続きを電子化して管理するシステムです。

たとえば、見積作成なら、作成・申請・承認・保管といった流れがあり、それをシステムによってスムーズに実行して一元管理します。

• 作成：形式や項目の統一化、入力チェック機能など
• 申請：申請ルートや承認者の設定、自動判断機能など
• 承認：申請者・承認者への通知機能、進捗状況の可視化など
• 管理：保存、検索、分析機能など

 

どの形式で作るのか、誰にどのルートで申請するのかといったことに迷う必要がなくなり、進捗確認や管理が容易になります。

販売管理や在庫管理、会計システムなど、関連する業務のシステムと連携させられる製品も多いです。

 

建設業の積算見積ソフトを選ぶポイント

見積書は業界・業種ごとに必要な項目や見やすい形式が違うため、建築業、電気業、設備業など、業界ごとに特化した専用システムを利用するのがおすすめです。

書類ごとに商談情報を記録したり、販売管理や案件管理などあらゆる情報を一元化できたりするソフトなど、さまざまな特徴のソフトが販売されています

 

積算見積ソフトを選ぶ際は以下のポイントをチェックしましょう。

• 階層見積作成に対応している
• 既存データの移行が可能か
• サポート体制が充実している

 

建設業でお客様にわかりやすい見積書を作るためには、階層に対応した見積作成ソフトを選ぶと良いでしょう。

複雑な工事項目を扱うにあたって、階層状に項目を管理できるため、全体の内容がわかりやすく便利です。

 

社内システムとの連携が可能かも、ソフトを選ぶ際にチェックしたいポイントです。

​導入後にシステムの連携ができず、手動で移動しなければならない事態にならないように事前に確認しましょう。

 

また、 せっかくソフトを導入しても、使いこなせないと最大限に活用することができません。

スムーズに運用するためにも、導入後のサポート体制が万全かどうかは必ずチェックしてくださいね。

 

特に建設業では、適切な見積書を出すために、正確な積算が必須。

積算から見積作成をスムーズに進められる仕様か、事前にデモなどを通して見極めましょう。

 

アークシステムは建設業に特化した積算見積ソフト「楽王」を提供！

アークシステムでは、建設業に特化した拾い出し・積算見積ソフト「楽王シリーズ」を提供しています。

材料を選んで数値を入れれば、総括表・集計表の作成は自動！

表計算ソフトなら85分かかる作業が「楽王」なら30分で完了します

（※材料が100種類の内訳明細3枚の見積書を作成する場合/当社調べ）

楽王は、以下の3種類のラインナップをご用意していますので、ニーズに合わせてぜひご検討ください！

 

 

■サブスクリプション版　「楽王Link」「楽王Crew」

• 【楽王Link】雛形や材料データ、見積書のオンライン共有で業務標準化！
• 【楽王Crew】担当者がお一人の企業様向け。気軽に始められる

 

「楽王Link／楽王Crew」は、月額制で始めやすくて続けやすく、業務の属人化、ファイル管理、業務工数の削減など、積算業務の課題をまとめて解決いたします。

まずは、気軽に始められるサブスク版で始めましょう！

製品サイトより、ぜひお申込みください！

 

 

■パッケージ版　「楽王３」

• 【楽王3】業務課題をヒアリングし、まとめて解決可能！組織運用に乗せる充実のサポートが可能な旗艦モデル

 

自社独自の積算ルールを変えずに、業務をより効率化したい…

初めての積算見積ソフトの導入で、サポートを受けながら利用したい…

色々な業者に問い合わせたけど、自社の要件に合った積算見積ソフトが見つからない…

 

そのような企業様には、「楽王3」がおすすめ！

貴社独自の計算方法や、材料、単価、帳票の雛形など、業務でのご要件に合わせてカスタマイズし、貴社の業務にベストマッチするソフトを納品。

貴社の業務課題をヒアリングし、まとめて解決できる積算ソフトです。

 

また、運用に乗る充実のサポート体制も魅力。

業務負担をかけないスケジュールを提示し、しっかり寄り添いサポートいたします。

まずは製品サイトより、お気軽にご要件をお聞かせください！

 

 

■サブスク/パッケージ版　拾い出しソフト「ヒロイくんⅢ」

積算に必要な「拾い出し」の際には、読み込んだPDFやCAD図面をマウスクリックだけで拾い出せる「ヒロイくんⅢ」もあわせて導入をご検討ください。

 

誰でも簡単に使えるシンプルさが魅力の製品です。

積算・拾い担当者だけでなく、営業担当者様や職人さんも利用する企業様もいらっしゃいます！

 

資材の数量や長さ、面積、体積などを簡単操作で拾い出し可能で、自動計算と自動集計により、工数削減はもちろんヒューマンエラーの防止にも寄与します。

拾い出した結果を楽王に取り込む事で、見積内訳を自動作成。

 

製品デモを実施中！

資料請求やデモ依頼は製品サイトより、ぜひお気軽にお申込みください。

 

建設業の見積効率化には積算見積ソフトを活用しよう！

建設業をはじめとしてさまざな業界において、見積業務は大切だけれど手間や時間がかかる業務です。

 

担当者が個別に表計算ソフトで作成・管理していては、作成時間がかかりますし、形式や内容のばらつきから管理に手間もかかってしまいます。

入力箇所が多ければミスを誘発し、会社の信用を落とす事態にもつながりかねません。

 

建設業では、見積業務の効率化に、ぜひ見積管理システムや積算見積ソフト、ワークフローシステムの導入を検討してみてください。

形式や項目を統一して業務の標準化、各種集計表を自動作成して業務の効率化を実現できます。

 

アークシステムでも、建設業に特化した拾い出し・積算見積ソフト「楽王シリーズ」を提供しています。

豊富な機能をそろえたパッケージ版のほか、スタートしやすいサブスクリプション版も用意していますので、ニーズに合わせてご検討ください。

多機能な積算見積ソフトを導入して業務効率化を図りましょう！

 

★製品デモや資料請求はこちらから→「楽王お問い合わせフォーム」

★お電話でのお問い合わせはこちらから→045-451-5121045-451-5121