積算・見積を効率化するシステムやソフトは？表計算ソフトには問題点も

こんにちは！ITの力で建設業界に貢献するアークシステムです。

建設業をはじめ様々な業種で、積算・見積作業は受注に欠かせない業務。しかし、
これらは細かな作業のため手作業では時間がかかり、計算ミスや転記漏れといった
リスクが常に付いて回ります。

そこで検討したいのが、システムやソフトの導入による積算や見積作成、管理の
「仕組み化(効率化)」です。

積算・見積の効率化は単なるスピードアップに留まらず、収益構造を改善する力を
持っています。そのためには、個人の経験に頼るのではなく、積算の根拠を会社全体の「仕組み」として整えることが大切。

今回は、積算・見積の効率化をテーマに、表計算ソフトを使用する問題点とそれを解消
する積算見積ソフト、その選び方についてご紹介します。

業務効率化による競争力アップを狙いたい方は、ぜひご覧ください。

積算・見積の効率化に向けてまずは基本を確認

まずは、積算・見積がどのような作業なのか、概要と流れを確認しましょう。

積算・見積とは

積算・見積の基本の流れ

積算と見積は一連の作業であり、その工程は以下の流れで進めるのが一般的です。

積算・見積に表計算ソフトを使う効率面でのデメリットや課題とは

積算・見積の作業を、エクセルなどの表計算ソフトで行う企業も多いと思います。表計算ソフトには、「低コストで始めやすい」「自由に計算式を組める」「小規模案件で使いやすい」などのメリットがあるためです。

一方で、表計算ソフトを使って積算・見積作成を行うことには、効率面でのデメリットや課題もあります。

自由度が高く担当者によってばらつきが出やすい

表計算ソフトはフォーマットを自由に作ることができます。

担当者それぞれが自分が使いやすい方法で活用していることが多いため、形式がバラバラなりやすく、比較・分析がしにくいというデメリットがあります。

入力・確認に時間がかかりミスの可能性も高まる

表計算ソフトは、入力形式が自由で入力箇所も多くなりがち。これにより、入力ミスを起こす可能性が高まってしまいます。

入力箇所が多いということは、確認箇所も多く、確認・承認にも手間がかかります。形式がバラバラなら、なおさらです。

万が一、入力ミスをしたまま積算を進めてしまい、見積書を作成・提出してしまうと、取引に影響が出たり会社の信用が落ちたりと、業績にも悪影響を与えます。

さらに、検索がしにくいため、過去の見積や単価情報、案件条件などを探すにも時間がかかり、業務が非効率になってしまいます。

手作業でアップデートさせなければならない

積算・見積にあたって、最新の法律やルールの確認が必須です。

表計算ソフトは最新の法令に自動で対応することができないため、ユーザー側が常に最新の情報を確認し、積算や見積に反映させる必要があります。

属人化しやすい

表計算ソフトを使う場合、データを各自のパソコンに保存するためサーバーへの移動を怠ると、共有や比較、分析がおろそかになります。

また、担当者の経験の差で精度が変わり、積算見積業務が属人化してしまうリスクもあり、「担当者の不在時に見積書を探せない」「退職時の引き継ぎが難しい」などのトラブルを招き、業務を停滞させてしまいます。

管理に手間がかかる

表計算ソフトは、管理に手間がかかる点も課題の一つです。単価表は常に最新にしなければ、古い単価表の利用によるミスが起こります。

また、ファイル管理が適切に行われていないと、各種書類の最新版が不明になってしまうことも考えられます。各表の計算式が破損していないかどうかも、必ずチェックしなければなりません。これらの作業には、細心の注意と手間が必要になります。

見積は利益率や成約率を分析するための大切な資料です。作成・管理のフローが煩雑なことは、業務効率を下げてしまうだけでなく、今後の業績にも影響を与えるため、これらの課題を克服するための施策が必要です。

組織的なデータ管理・共有が難しい

表計算ソフトでは、データが各自のパソコン（ローカル環境）に保存されがち。サーバーへの格納を怠ると、会社全体のデータ共有や原価の比較・分析が疎かになります。

さらに、「担当者の経験差で積算の精度がバラバラになる」「担当者が不在のときに見積書がどこにあるか分からない」「退職時の引き継ぎができない」といった業務の停滞（ブラックボックス化）を引き起こし、若手の人材育成を阻む要因にもなります。

効率的な積算・見積のメリットは？専用ソフトの導入も検討を

積算・見積作業の課題を解決し、効率化することには多くのメリットがあります。

積算・見積を効率化するメリット

積算・見積の作業を効率化することには、以下のようなメリットが期待できます。

積算・見積作業を効率化すれば、見積作成を素早く行うことができ、修正依頼にも迅速に対応できるようになります。

また、見積を出すのが遅かったりその内容が不正確であったりすると、顧客からの信用を得るのが難しくなります。

積算・見積を効率化し、スピーディーに見積やその変更を出すことは、受注機会の損失防止になり、経営において大きな強みとなります。

積算・見積の効率化の実現にはシステム・ソフト導入を導入！

手間のかかる積算・見積業務は、システムやソフトを使った効率化がおすすめ。

具体的なシステムやソフトとしては、積算や見積の作成や発行、保管や整理に特化した「見積管理システム」や「積算見積ソフト」、業務フローを管理する「ワークフローシステム」などが挙げられます。

見積管理システム・積算見積ソフト

積算や見積書の作成・発行・管理を、一元管理するシステムです。

統一フォーマットや入力フォームで、形式のばらつきや入力ミスを防ぎ、素早く正確に積算を行い、見積書を作成できます。

具体的な機能の例は以下の通りです。

これらのシステム・ソフトは、積算・見積業務の属人化回避や人材育成にも効果的。

担当者ごとの単価判断や見積作成ルール、注意点をシステム上で共有することで、誰でも同じ品質で見積書を作成することが可能になります。

社内でのデータ共有はもちろん、検索もしやすいので、過去の類似案件を参照し、単価・工数・粗利を比較・分析することも簡単にできます。

見積管理システム・積算見積ソフトには、専用パッケージを自社サーバーへインストールして利用する「オンプレミス型」と、インターネット上のサーバーを利用してシステムを利用する「クラウド型」があります。

オンプレミス型のメリット・デメリット

「オンプレミス型」は、自社サーバーを使うのでセキュリティの安全性が高いこと、自社固有の積算フローにあわせた高いカスタマイズ性や、既存システムとの連携も可能なサービスも多いです。

デメリットは導入コストが高い点ですが、一度導入してしまえば長期的なランニングコストは抑えられる傾向にあります。

クラウド型のメリット・デメリット

「クラウド型」は、自社でサーバーを用意せずにインターネットを介して利用できるので、初期導入費用もかからないサービスが多く、コストを抑えて導入できます。

ネット環境さえあれば、スマホやタブレットを使って外出先から積算や見積書の作成・確認も可能で、リアルタイムでの情報共有が可能な点もメリットです。

定期的に自動でアップデートされるので、メンテナンスの手間もなく、いつでも最新機能を使えます。データはネット上に保管されるので、パソコンが故障してもデータが消失するリスクを回避できます。

しかし、インターネット上のサーバーを利用するので、情報漏えいなどのセキュリティリスクには注意が必要です。

また、すでに社内で使っている既存システムとの連携はできないことがほとんどです。サブスクリプションサービスのようなイメージで月額費用がかかるため、利用期間によってはオンプレミス型よりも費用が高くなる可能性もあるでしょう。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、業務の一連の流れや手続きを電子化して管理するシステム。

たとえば、見積作成なら、作成・申請・承認・保管といった流れがあり、それをシステムによってスムーズに実行して一元管理します。

ワークフローシステムを使えば、どの形式で作るのか、誰にどのルートで申請するのかといったことに迷う必要がなくなり、進捗確認や管理が容易になります。

承認状況を画面上で確認でき、承認自体も画面上で行えるため、紙の回覧や押印待ちが減り、よりスピーディーで安全な意思決定が可能です。販売管理や在庫管理、会計システムなど、関連する業務のシステムと連携させられる製品も多いです。

建設業の積算に根拠と業務標準化をもたらす「楽王シリーズ」

表計算ソフトでの積算が属人化し、単価の根拠があいまいなまま見積書を出し続けていれば、それはいつか経営を直撃します。

これらはすべて、「感覚頼りの積算」という”構造”が原因。必要なのは、担当者の経験に頼らず、根拠のある積算を組織の標準にする仕組みです。

見積・積算の効率化は、単なる作業のスピードアップではなく、会社の収益構造を改善するための重要なリスク管理です。

この状態を変えるには、担当者の頑張りに頼るのではなく、「根拠となるデータ」と「過去の資産」を誰もが活用できる仕組みを導入することです。

アークシステムが提供する「楽王シリーズ」は、現場の感覚頼みの積算を卒業し、確実な収益構造の改善をもたらす製品。全日出版社のデータと自社単価の登録管理による確かな積算根拠の蓄積、また過去見積の流用、割当、そして社内でのノウハウ共有により、組織全体の積算精度を底上げします。

積算見積ソフト導入による効率化の流れと選ぶポイント

専用ソフト導入による積算・見積の効率化を進めるためには、まず作業時間やミスの発生箇所、承認待ち時間、ファイル管理方法などの現状を洗い出し、課題を適切に把握する必要があります。

そして、何を効率化したいかを決めた上で、ソフトを選定し、製品説明で具体的な操作性を確認すると良いでしょう。

この過程において積算見積ソフトを選定する際、また製品説明を利用する際には、以下の5つのポイントをチェックするようにしましょう。

①階層見積作成に対応しているか

建設業でお客様にわかりやすい見積書を作るためには、階層に対応した見積作成ソフトを選ぶと良いでしょう。

複雑な工事項目を扱う場合、階層状に項目を管理できると全体の内容がわかりやすく便利です。

②既存データの移行が可能か

社内システムとの連携が可能かも、ソフトを選ぶ際にチェックしたいポイントです。

導入後にシステムの連携ができず、手動で移動しなければならない事態にならないように、事前に確認しましょう。

また、PDF、CAD図面、Excelなど、自社で扱うデータ形式に対応しているかどうかもチェックしておきましょう。

③使いやすいか

日常的に使うソフトは使いやすさが重要です。

特に、積算担当だけでなく営業・現場担当も使う場合には、「誰でも簡単に使えること」が重要な条件になります。

画面の見やすさや操作性の良さをしっかり確認しましょう。

Excelに慣れている方は、使用感を大きく変えずに使える製品を選ぶことで、導入後スムーズに定着ができるでしょう。

④どれくらい効率化できるか

ソフトによって、自社の積算見積作業をどれくらい効率化できるかは異なります。

さらに、使用コストにも違いがあります。

導入するシステムを選ぶ際には、初期費用や月額費用、利用人数、削減できる工数を比較し、慎重に判断するようにしましょう。

より高い効率化を目指すなら、図面・書類情報の読み取りや入力補助に対応するOCR・AI機能の有無にも着目すると良いですね。

⑤サポート体制が充実しているか

せっかくソフトを導入しても、使いこなせないと最大限に活用することができません。

スムーズに運用するためにも、導入後のサポート体制が万全かどうかは必ずチェックしてくださいね。

特に建設業では、適切な見積書を出すために、正確な積算が必須です。

積算から見積作成をスムーズに進められる仕様か、事前に製品説明などを通して見極めましょう。

建設業の積算・見積効率化には専用ソフトを活用しよう！

建設業をはじめとしたさまざまな業界において、積算・見積業務は会社の利益にも直結する重要な業務であり、手間や時間がかかる業務です。

担当者が個別に表計算ソフトで作成・管理していては、作成時間がかかりますし、形式や内容のばらつきから管理に手間もかかり、属人化が進んでしまいます。

入力箇所が多ければミスを誘発し、会社の信用を落とす事態にもつながりかねません。

建設業では、積算・見積業務の効率化に、ぜひ見積管理システムや積算見積ソフトなどの導入を検討してみてください。形式や項目を統一して業務の標準化、各種集計表を自動作成して業務の効率化を実現できます。

表計算ソフトで積算が”なんとなく”回っている限り、属人化・入力ミス・管理コストは構造的に解消されません。

担当者の頑張りだけではなく、仕組みを替えることが必要です。

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豊富な機能をそろえたパッケージ版のほか、スタートしやすいサブスクリプション版も用意していますので、ニーズに合わせてご検討ください。

多機能な積算見積ソフトを導入して業務効率化を図りましょう！

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