積算・見積を効率化するシステムやソフトは？表計算ソフトには問題点も

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こんにちは！ITの力で建設業界に貢献するアークシステムです。

 

積算・見積作業は、仕事の受注に欠かせない業務のひとつ。

しかし、細かな作業で時間がかかりますし、手作業ではミスが起こる可能性もあります。

 

積算作業や見積作成・管理の効率化に、システムやソフトの導入を検討してみませんか？

 

今回のコラムでは積算・見積を表計算ソフトで作成する問題点と、それを解消する積算見積ソフトについてご紹介します。

業務効率化から競争力アップを検討している方はぜひご覧ください。

 

表計算ソフトで積算・見積作成をするデメリットや問題点とは

表計算ソフトを使って積算・見積作成を行うのには、こんな問題点があります。

• 自由度が高いので、担当者によって形式や項目がばらつきやすい
• 入力箇所が多いので、時間や手間がかかり、入力ミスの可能性が高まる
• 確認箇所が多いので、確認・承認に時間がかかる
• 担当者ごとに管理しているので、共有や比較、分析がしづらい

 

表計算ソフトはフォーマットを自由に作ることができます。

担当者がそれぞれ、自分が使いやすい見積書を作って活用していることが多いため、形式がバラバラになりやすいです。

 

また、入力形式が自由で入力箇所も多いと、入力ミスを起こす可能性が高まってしまいます。

入力箇所が多いということは、確認箇所も多く、確認・承認にも手間がかかりますよね。

形式がバラバラなら、なおさらです。

 

万が一、入力ミスをしたままの見積書を提出してしまったら、取引に影響が出たり会社の信用が落ちたりして、業績にも悪影響を与えてしまいます。

 

データの管理も各自のパソコンに保存しているので、共有しにくいという問題点も。

担当者が不在のときに見積書を探せない、退職したときに引継ぎしにくい、形式がバラバラなので比較や分析がしにくいという状態になってしまいがちです。

 

積算・見積は作成・提出して終わりではなく、利益率や成約率を分析するための大切な資料でもあります。

作成・管理のフローが煩雑なことは、業務効率を下げてしまうだけでなく、今後の業績にも影響を与えてしまうのです。

 

より効率的な積算・見積作成が叶うシステムやソフトとは？

手間のかかる積算・見積作業は、システムやソフトを使って効率的に進めませんか？

 

積算・見積の作成や発行、保管や整理に特化した見積管理システムや積算見積ソフト、業務フローを管理するワークフローシステムなどがありますよ。

これらのソフトやシステムを使えば、積算・見積作業の効率化や管理の簡易化ができます。

 

見積管理システム・積算見積ソフト

積算・見積書の作成・発行・管理を、一元管理するシステムです。

統一フォーマットや入力フォームで、形式のばらつきや入力ミスを防ぎ、素早く正確に積算・見積書を作成できます。

 

システム上で一元管理することで、共有や検索、分析も容易に行えるでしょう。

 

専用パッケージを自社サーバーへインストールして利用する「オンプレミス型」と、インターネット上のサーバーを利用してシステムを利用する「クラウド型」があります。

 

オンプレミス型のメリット・デメリット

自社サーバーを使うのでセキュリティの安全性が高いこと、ニーズに合わせたカスタマイズが可能で、既存システムとの連携もしやすいことがメリットです。

 

導入コストは高いですが、一度導入してしまえばランニングコストは抑えられる傾向にあります。

 

クラウド型のメリット・デメリット

自社でサーバーを用意せずに利用できるので、初期導入費用が抑えられます。

スマホやタブレットを使って外出先から見積書を作成・確認も可能です。

 

自動でアップデートされるので、メンテナンスの手間もなく、いつでも最新機能を使えるのもメリットでしょう。

 

ただし、インターネット上のサーバーを利用するので、情報漏えいなどのセキュリティリスクには注意が必要です。

また、すでに社内で使っている既存システムとの連携はできないことがほとんどです。

 

見積書は業界・業種ごとに必要な項目や見やすい形式が違うため、建築業、電気業、設備業など、業界ごとに特化した専用システムを利用するのもおすすめです。

書類ごとに商談情報を記録したり、販売管理や案件管理などあらゆる情報を一元化できたりするソフトなど、さまざまな特徴のソフトが販売されています。

 

アークシステムは建設業に特化した積算見積ソフト「楽王」を提供！

アークシステムでも、建設業に特化した積算見積ソフト「楽王シリーズ」を提供しています。

多彩なテンプレートと2万件以上の材料データを搭載し、積算見積業務の標準化と効率化を図ります。

 

材料を選んで数値を入れれば、総括表・集計表の作成は自動！

見積作成の工数を65％も削減し、見積業務をスピーディに完了させます。

表計算ソフトなら85分かかる作業が「楽王」なら30分で完了です！（※材料が100種類の内訳明細3枚の見積書を作成する場合/当社調べ）

 

入力画面は表計算ソフトの感覚で直感的に操作ができる簡単仕様。

協力会社から受け取った見積書ファイルを読み込んだり、過去のデータをコピーしたりして見積書を作成するのも簡単です。

集計表から特定の材料や分類の検討率、単価の一括変更も可能で、全体の見積額を見ての価格調整が効率的に行えます。

 

以下の3種類のラインナップをご用意していますので、ニーズに合わせてぜひご検討ください！

• サブスクリプション版として個人事業主向けの「楽王Crew」
• 複数人での共有や作業が可能で業務標準化にも適した「楽王Link」
• パッケージ版としてニーズに合わせたカスタマイズが可能な「楽王3」

 

表計算ソフトの以下の課題も「楽王」なら解決できますよ。

• 形式や項目がばらつく　　　　→　共通書式で統一
• 入力ミスの可能性が高い　　　→　自動入力、チェック機能で防ぐ
• 確認・承認に時間がかかる　　→　階層構造で工事項目ごとの確認が簡単
• 共有や比較、分析がしづらい　→　共有機能、比較機能で簡単

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務の一連の流れや手続きを電子化して管理するシステムです。

たとえば、見積作成なら、作成・申請・承認・保管といった流れがあり、それをシステムによってスムーズに実行して一元管理します。

• 作成：形式や項目の統一化、入力チェック機能など
• 申請：申請ルートや承認者の設定、自動判断機能など
• 承認：申請者・承認者への通知機能、進捗状況の可視化など
• 管理：保存、検索、分析機能など

 

どの形式でつくるのか、誰にどのルートで申請するのかといったことに迷う必要がなくなります。

販売管理や在庫管理、会計システムなど、関連する業務のシステムと連携させられる製品も多いです。

 

積算・見積作業の効率化には積算見積ソフトを活用しよう

積算・見積作業は、大切だけれど手間や時間がかかる業務です。

 

担当者が個別に表計算ソフトで作成・管理していては、作成時間がかかりますし、形式や内容のばらつきから管理に手間もかかってしまいます。

入力箇所が多ければミスを誘発し、会社の信用を落とす事態にもつながりかねません。

 

積算・見積業務の効率化には、ぜひ見積管理システムや積算見積ソフト、ワークフローシステムの導入を検討してみてください。

形式や項目を統一して業務の標準化、各種集計表を自動作成して業務の効率化を実現できます。

 

アークシステムでも、建設業に特化した積算見積ソフト「楽王シリーズ」を提供しています。

豊富な機能をそろえたパッケージ版のほか、スタートしやすいサブスクリプション版も用意していますので、ニーズに合わせてご検討ください。

多機能な積算見積ソフトを導入して業務効率化を図りましょう！

 

現在、「楽王Link」「楽王Crew」の無料体験を実施中ですので、お気軽にお問い合わせください。

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