【建設業】エクセルで帳票を作成する際の作り方とコツ

こんにちは！ITの力で建設業界に貢献する「アークシステム」です。

 

建設業では、多くの種類の帳票を扱います。

例えば、仕訳帳や売掛・買掛帳、請求書、領収書など。

担当者はこのような複数の種類の帳票を作成し、管理していかなければなりません。

 

この業務に利用されることが多いのが、表計算ソフトのエクセルです。

手軽さと汎用性の高さが特徴的なエクセルでは、目的やニーズに合った帳票の作成が可能です。

 

では、エクセルを使う場合、担当者はどのようにして帳票作成を進めれば良いのでしょうか。

 

そこで今回は、エクセルを使った帳票の作り方について、手順とコツをご紹介するとともに、エクセルを使うメリット・デメリットについても解説します。

 

エクセルでの帳票の作り方とコツ

まずは、エクセルで帳票を作成する際の手順とコツについてご説明します。

 

帳票の作り方

エクセルでの帳票作成は、次の3つの手順で進めます。

1. データベースのシートを作成する
2. 帳票のフォーマット・出力形式を決定する
3. フォーマットにシートの値を入力し、帳票を出力する

 

各手順について解説します。

 

1.データベースのシートを作成する

まずは、エクセルでデータベースのシートを作成します。

帳票に都度必要な情報を手入力する場合はミスも起こりやすいですが、データベースシートを作成しておけば、データベースに登録された情報を帳票に呼び出すことができます。

 

データベースシートを作成して、取引先会社名や担当者名、連絡先、金額など、帳票作成に必要な項目を入力しましょう。

また、工事名や使用する材料名、規格、単価情報などもあらかじめ登録しておくことで、よりスムーズに見積書を作成できます。

 

また、シート名は「データベース｜◯◯」など、一定のルールに基づいて決めておくことをおすすめします。

 

例：データベース｜取引先名
例：データベース｜材料一覧

 

シートを作成したら、データの入力に入ります。

このデータベースは帳票作成の基盤となるものなので、間違いのないよう慎重に入力を行いましょう。

 

2. 帳票の出力形式・フォーマットを決定する

次に行うのが、帳票の出力形式の決定です。

帳票を紙に印刷するのであれば紙の大きさや余白を決める必要がありますし、電子ファイルで出力するのであればファイル形式（PDF、excelなど）を決めなければなりません。

 

この段階で出力形式を明確に決めておかなければ、後からレイアウトについて複雑な修正が必要になる可能性があります。

出力形式を決めずに手順を進めることのないよう注意しましょう。

出力形式が決まったら、帳票のフォーマット作成に入ります。

フォーマットは既存のテンプレートを活用するのがおすすめ。

インターネット上には、さまざまなテンプレートが無料で公開されています。

既存のテンプレートを必要に応じてカスタマイズしながら、自社にマッチしたフォーマットを完成させると良いでしょう。

 

また、”データの入力規則”を使って、プルダウン式で入力ができるように設定しておくと、入力内容を選択するだけで見積書が作成できます。

ミスを抑止し、効率的に見積を作成できるので是非活用しましょう！

※当機能は、別ファイルを参照する事ができないため、利用するデータベースシートをコピーし、フォーマットに追加する必要があります。

<設定手順>

 

3.フォーマットにシートの値を入力し、帳票を出力する

フォーマットが完成したら、1で作成したデータベースのシートから、必要な値をフォーマットに入力していきます。

※Excelファイルをデータで顧客に提出する際には、入力完了後にデータベースシートを削除しましょう。

 

データ入力が完了し帳票が完成すれば、事前に決めておいた出力形式で帳票を出力します。

 

帳票を作るコツ

エクセルで帳票を作る際には、次の3つのコツを意識するようにしましょう。

• マクロを活用する
• テンプレートを活用する
• セルを結合しない

 

詳しく見ていきます。

 

マクロを活用する

エクセルでは関数を使うことで計算を自動化できますが、マクロを使えば操作自体を自動化することができます。

 

マクロは、複数の操作を必要なときに呼び出せる機能で、自動化したい作業を記録させることで、ワンクリックで複数の操作が可能になります。

例えば、帳票へのデータ呼び出しから印刷までをワンクリックでできるようになるようなイメージです。

 

マクロを使えば、帳票の作成・管理作業は効率的になり、手作業によるミスも減らすことができるでしょう。

 

ただし、マクロを活用するには知識が必要です。

少し複雑な部分もあるので、作成手順など別途勉強が必要です。

 

テンプレートを活用する

先ほどもお伝えした通り、帳票のフォーマット作成には、既存のテンプレートを活用するようにしましょう。

過去に作成したフォーマットをテンプレート化したり、外部サイトからダウンロードできるテンプレートを使ったりすることで、フォーマット作成が簡単になります。

 

イチから作成すると時間がかかってしまうため、自社にマッチした既存テンプレートがない場合も、理想に近いテンプレートを編集するのがおすすめです。

ベースとなるテンプレートがあるだけで、かかる工数が大きく削減されます。

 

セルを結合しない

セルの結合機能では見た目を整えることができますが、一方でコピー&ペーストや並び替えなどの作業がうまくいかなくなります。

これらの作業ができないと、スムーズなデータ利用が行えない可能性も。

 

データの使いやすさを重視するため、エクセルでの帳票作成にあたっては、セルの結合機能は極力使わずに整えることを意識しましょう。

 

エクセルで帳票を作るメリット

エクセルでの帳票には、次の3つのメリットがあります。

1. 無料で利用できる
2. 自動化が可能
3. 共有しやすい

 

それぞれどのようなメリットなのか確認していきましょう。

 

メリット1：無料で利用できる

エクセルは、基本的に無料で利用することができます。

ソフト自体は既に導入している企業も多く、帳票作成での利用にあたって追加料金がかかることはほとんどないでしょう。

 

また、エクセルは多くの人が使っているソフトなので、ソフト利用に伴う教育の手間も軽減。

大きな教育コストをかけずに、社内でのソフト利用を進められます。

 

メリット2：自動化が可能

エクセルでは、マクロやRPAの活用により、作業を自動化することが可能です。

 

場合によっては、エクセル作業に関わる人材を減らして人件費を減らしたり、コア業務に人材を集中させたりすることもできるでしょう。

 

メリット3：共有しやすい

エクセルで作成したファイルは共有しやすいのも特徴です。

設定を行えば、ファイルを複数人で共有し、共同作業を行うことが可能なので、リモートでの作業にも向いています。

柔軟なアクセス権限の設定により、一定のセキュリティも確保することができるでしょう。

 

エクセルで帳票を作るデメリット

エクセルでの帳票作成にはデメリットもあります。

1. ヒューマンエラーが起きる可能性がある
2. 属人化しやすい
3. 大量のデータ処理には向かない
4. 管理に手間がかかる

 

各デメリットについて解説します。

 

デメリット1：ヒューマンエラーが起きる可能性がある

エクセルでの帳票作成では、一部を自動化することはできても、すべての作業を自動化することは困難です。

手作業での入力作業が発生するため、ヒューマンエラーのリスクをなくすことはできません。

 

手作業での誤操作や誤入力により、メンテナンスが発生することも考えられます。

 

デメリット2：属人化しやすい

エクセルで複雑な関数やマクロを活用するには、専門知識が必要です。

そのため、エクセル作業は専門知識に長けた人に属人化する傾向にあります。

 

マニュアルを作成するなどして、作業を標準化させる方法を模索することをおすすめします。

 

デメリット3：大量のデータ処理には向かない

エクセルは、あまりに大量のデータには対応できません。

処理に時間がかかったりファイルが破損してしまったりする可能性があるため、大量のデータを扱うのであれば別のツールを利用するようにしましょう。

 

デメリット4：管理に手間がかかる

エクセルでのデータ管理には、どうしても手間がかかります。

データを修正したり追加したりするたびにメンテナンスは必要で、扱うデータ量が多ければ、コア業務を圧迫する恐れがあります。

 

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積算見積ソフトの導入による効率化については、下記もご一読ください。

積算・見積を効率化するシステムやソフトは？表計算ソフトには問題点も

 

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詳しくは、こちらもご参考ください。

IT導入補助金とは？積算ソフトの導入は補助金で負担軽減を

 

建設業の帳票はエクセルで作成可能！メリット・デメリットの確認を

建設業で必要な帳票作成は、エクセルで行うことができます。

手順は「データベース作成」「出力形式・フォーマット決定」「フォーマットへのデータ反映」の3ステップ。

マクロやテンプレートを活用することで、作業をより効率化することができます。

 

エクセルでの帳票作成には、コストがかからず自動化や共有による効率化を目指せるというメリットがあります。

一方で、ヒューマンエラーや属人化、管理の手間が発生するといったデメリットも。

 

アークシステムの楽王シリーズなら、ヒューマンエラーや管理の手間を軽減。

エクセルに似た操作感で、使いやすさも魅力です。

帳票作成の効率化にお悩みの方は、ぜひ一度「楽王シリーズ」の利用をご検討ください。

 

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