建築業の工事注文書とは？書き方や必要項目、注意点をチェック

こんにちは！ITの力で建設業界に貢献する「アークシステム」です。

 

建設業では、工事を受注した場合、一般的に工事注文書を作成します。

 

口頭の契約では後々トラブルになる可能性もあるため、必ず工事注文書を作成するようにしましょう。

 

では、工事注文書を作成する際はどのような点に注意すれば良いでしょうか？

今回は、工事注文書の役割や書き方、注意点について解説していきます。

 

建設業における工事注文書とは

工事注文書とは、工事を発注する際、発注者側が受注者に向けて交付する書面です。

工事の内容や取引先の名称、発注金額、納期などを記載します。

 

工事注文書の役割

工事注文書の役割としては、主に次の2点が挙げられます。

• 発注の意志を明確にして正式な依頼とする
• 工事内容を書面に残し、認識のズレを防ぐ

 

工事注文書を作成し契約を交わすことで、工事の依頼を明確にし、トラブルやクレームを防ぐことができます。

 

工事注文書の保存期間

工事注文書の保存期間は、受け取った業者の確定申告提出期限から7年間と定められています。

工事注文書は法人税法上の帳簿書類に該当するため、保存期間が定められているのです。

 

保存は紙での保存で問題ありませんが、7年分の注文書を保存するとなるとスペースの問題が発生します。

このような課題を解決するため、電子帳簿保存法が改正され、令和4（2022）年1月1日以降は、紙の注文書をスキャナで読み取り保存する際、税務署長の事前承認が廃止されました。

 

電子帳簿保存法については、こちらのコラムもご覧ください。

電子帳簿保存法とは？建設業への影響や対象書類を解説

 

工事注文書と注文請書の違い

工事注文書と似た名前の帳票に「注文請書」があります。

注文請書は、発注を受けた側が作成する書面で、受注者が注文を受けたことを正式に回答するものです。

工事注文書と工事請書は対になっており、両方交付することによって契約が成立したとみなされます。

 

建設業で使用する帳票について、詳しくはこちらのコラムで紹介しています。

ぜひ参考にしてください。

建設業で使用する帳票とは？種類や保存期間、保存方法を解説

 

建設業の工事注文書の書き方

工事注文書に所定の書式などはありませんが、契約後のトラブルなどを防ぐためには、記載した方が良い内容があります。

記載すべき内容と作成方法について紹介していきます。

 

工事注文書への記載内容

工事注文書に作成するにあたって、主に以下の項目を記載します。

• 発注者の情報：発注者の事業者名や住所、電話番号など
• 受注者の情報：工事を受ける業者の名前や住所、電話番号など
• 施工工事名：工事現場の名称
• 発注日：受注業者に依頼または注文した日
• 発注内容：依頼した工事の具体的な内容
• 工事納期：依頼する工事の工事期間
• 取引金額：依頼した工事の請負代金
• 支払期日：支払いをするまでの期限
• 支払い条件：支払い方法など

 

工事注文書の作成方法

工事注文書を作成するには、次のような方法があります。

• 市販の工事注文書を使用する
• 文書作成ソフトや表計算ソフトで作成する
• 帳票作成に対応したソフトを使用する

 

市販の工事注文書を使用する

工事注文書は、テンプレートが販売されています。

市販されている工事注文書を購入し、必要事項を手書きで記入します。

 

パソコンが苦手な方にはおすすめの方法ですが、修正する際は書き直さなければならないなどのデメリットにも注意しましょう。

 

文書作成ソフトや表計算ソフトで作成する

2つ目の方法として、文書作成ソフトや表計算ソフト（WordやExcelなど）で作成する方法があります。

 

インターネット上には、無料で利用できるテンプレートが多数公開されています。

自社にとって使い勝手の良いものをダウンロードして使用してみましょう。

 

表計算ソフトのテンプレートであれば、計算式が入っているものがありますので、入力する項目が少なく、計算ミスなども防げるといったメリットがあります。

 

帳票作成に対応したソフトを使う

最後に帳票作成に対応したソフトを使う方法です。

 

建設業の業務をサポートするソフトには、施工管理ソフトや建設会計ソフト、積算見積ソフトなど、さまざまなものがあります。

その中には、注文書などの帳票のテンプレートを使用できるソフトもあります。

導入にコストはかかりますが、業務の効率化につながり、人件費削減などにも貢献できるため、導入も検討してみましょう。

 

アークシステムでは、建設業での拾い出し・積算見積を効率化する「楽王シリーズ」を提供しています。

お客様の業務をヒアリングして柔軟なカスタマイズが可能な見積ソフト「楽王3」では、見積書だけでなく注文書などの様々な帳票出力にも対応しておりますので、ぜひお問い合わせください。

 

 

建築業の工事注文書を作成する際の注意点

工事を発注する上でトラブルを防ぐためにも非常に重要な工事注文書ですが、作成するにあたって、注意点もあります。

 

それぞれ確認していきましょう。

 

工事発注書を訂正する場合

工事注文書を発行する際に記載の間違いがあった場合、基本的には注文書を再発行します。

 

ただし、さまざまな要因により再発行できない場合は、間違った箇所に二重線を引き、線の上あたりに正しい内容を記載し、訂正印を押印します。

 

取引先によっては、訂正の際のルールを設けている場合もありますので、再発行せずに訂正する場合は、必ず取引先に確認しましょう。

 

収入印紙の貼付の有無

工事注文書には、基本的に収入印紙は不要です。

 

ただし、工事注文書のみで契約が成立する場合は、課税文書にあたるため、収入印紙が必要となります。

 

具体的には以下の場合、収入印紙が必要となります。

• 工事注文書に基本契約書に基づく申し込みであることが記載されている場合
• 工事注文書に見積に基づく申し込みであることが記載されている場合
• 工事注文書に双方の当事者の署名や押印がされている場合

 

別途、注文請書が発行される場合は、収入印紙の貼付の必要はありません。

 

工事注文書への押印の有無

工事注文書には、原則押印の必要はありません。

押印の義務はないため、印鑑や社印がなくても契約は成立します。

 

しかし、企業同士が正式に発行した書面であり、改ざん防止の観点からも社印などを押印するのが一般的です。

 

基本契約書の有無

取引先との基本契約を結んでいない場合は、契約約款を添付する必要があります。

契約約款には、注文書や注文請書に記載されていない事項やそのほかの必要な事項を記載します。

 

基本契約書を結んでいる場合は、添付は不要です。

 

建設業の工事注文書の書き方を理解して適切に契約を

工事注文書は、事業者が工事を発注する際、工事内容についてのトラブルなどを防ぐために発行します。

 

工事注文書には、工事内容や納期、支払い金額や支払い方法など契約するにあたって重要な項目を記載します。

 

工事注文書を作成する際は、市販されている書面に手書きで記入する方法もありますが、間違いがあったときは再度記入する必要があります。

作成にあたっては、インターネット上にある文書作成ソフトや表計算ソフトのテンプレートを使用する方法のほかに帳票作成に対応したITツールを使用する方法もあります。

 

コストはかかりますが、業務効率化にもつながるため、ぜひ導入を検討してみましょう。

 

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