建設業で使用する帳票とは？種類や保存期間、保存方法を解説

こんにちは！ITの力で建設業界に貢献する「アークシステム」です。

 

建設業に限らず、ほとんどの業務において帳票の管理は避けて通れません。

 

帳票は、会社の経理部などだけに関わるものではなく、仕入れ伝票や見積書なども含まれますので、多くの社員が関わる可能性のある書類です。

 

今回は、主に建設業において使用する帳票の種類や保管期間、保存方法について解説します。

あわせて帳票の電子化についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

帳票とは？種類もチェック

帳票とは、企業の経営状態を把握するために、取引や会計に関わる記録を残すための書類の総称です。

企業や個人事業主に関わらず、企業経営を把握する上で欠かすことのできない書類で、この中には、帳簿や伝票なども含まれます。

 

帳簿は、経営状況を把握するために作成する書類で、企業の取引を記録する書類のこと。

一方、伝票はお金の出入りを記録する書類で、企業が行うあらゆる取引の度に作成します。

 

帳票の種類

帳票の種類を、帳簿と伝票に分けて具体的に見ていきましょう。

 

帳簿

帳簿は、伝票で入力した内容を反映させる帳票です。

 

主な帳簿は以下の通りです。

• 仕訳日記帳
• 総勘定元帳

 

さらに詳細な記録を残したい場合は、下記の補助簿も作成します。

• 現預金出納帳
• 固定資産台帳
• 経費帳

 

伝票

伝票は、お金の出入りを記録する帳票です。

 

主な伝票は以下の通りです。

• 入出金伝票
• 見積書
• 請求書
• 納品書
• 領収書

 

見積書作成のポイントについてはこちらのコラムでも紹介していますのでぜひ参考にしてみてくださいね。

建設工事の見積書の項目は？構成や重要項目、ポイントをご紹介

 

建設業の帳票で他の業種と異なる点は？

帳票の種類について紹介してきましたが、建設業には他の業種と異なる点がいくつかあります。

詳しく見ていきましょう。

 

用いる帳票が異なる

建設業では、工事に関する書類が多く、一般的な帳票に加えてさらに別の帳票を用意する必要があります。

 

例えば以下の帳票があります。

• 工事完了報告書：工事を行なった建設業者が工事の完了を報告する書類
• 工事台帳：工事現場ごとの取引内容を記録し、原価を集計する台帳。工事管理台帳や工事原価台帳とよばれることもある
• 工程表：工事の各工程にかかる日数や納期までのスケジュール、進捗状況などをまとめた作業予定表

 

工事に欠かせない工程表については、こちらのコラムで詳しく解説しています。

ぜひ参考にしてください。

工程表とは？工程表を作るメリットや種類を詳しく解説！

 

売上計上まで時間がかかる

建設業界では、工事着手から完成まで時間がかかります。

支払いのタイミングは完成引き渡し後となるため、売上計上についても時間を要し、工事着工の半年後や1年後といった長い期間の後に、多額の売上金が計上されることがあります。

 

特殊な勘定科目がある

建設業界では、一般的な企業で用いる勘定科目と異なる勘定科目が使われます。

 

例えば、次のような特殊な項目があります。

 

• 未完工事支出金：一般会計でいう「仕掛品」に近いもので、まだ完成していない工事にかかった費用など
• 完成工事原価：一般会計でいう「売上原価」に近いもので、材料費・労務費・外注費・経費の4つをあわせた金額
• 工事未払金：一般会計でいう「買掛金」に近いもので、品は受け取ったものの、支払いが完了していない金額
• 未成工事受入金：一般会計でいう「前受金」に近いもので、まだ完成していない工事に対して受け取ったお金

 

建設業の帳票の保存期間と保存方法

帳票は企業の決算や確定申告などに使われます。

しかし、その役割を終えたら帳票を破棄して良いというわけではありません。

 

会計に間違いがあったり、税務調査で不備などが見つかったりした際は、企業は再度決算や確定申告の見直しを行い、税務署等に内容の説明を行わなければならない場合があります。

 

そのため、各帳票については一定期間保存しておかなくてはならないルールが法律で定められているのです。

 

各帳票の保存期間は

各帳票は、法人税法で定められており、帳簿や領収書、見積書などの伝票についても7年間の保管義務があります。

また、会社法では10年間の保管義務がありますので、基本的には10年間保管する必要があります。

 

電子帳簿保存法がスタート

今までは、書面での保管が認められていた帳票類ですが、2022年施行の「電子帳簿保存法」により、電子取引における帳票類は、紙での保存が認められなくなります。

 

現在、紙での取引が行われている帳票類については、紙での保存でも構いません。

しかし、電子取引における帳票類については、猶予期間を終えた2024年1月より、保存要件に沿った電子データでの保存が必須となります。

※2023年7月時点

 

電子帳簿保存法により、今まで紙での保存が原則でしたが、問題となっていた「保存スペースの確保」や「コスト」について改善できるメリットがあります。

 

電子保存については、次の3種類の保存方法が認められています。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引

 

電子帳簿等保存で、会計システムなどで作成した帳簿を電子保存することが可能になり、これには電子取引に該当しないものも含まれます。

なお、電子帳簿等保存やスキャナ保存は任意ですが、電子取引を行なった場合は、2024年より必ずデータとして保存しなければならなくなります。

 

電子帳簿保存法の改正や建設業への影響については、こちらのコラムでさらに詳しく解説しています。

電子帳簿保存法とは？建設業への影響や対象書類を解説

 

帳簿はITツールの使用でより効率的に！

今回の法改正に伴い、電子化をより積極的に進めることで業務の効率化を図ることができます。

建設業界については、慢性的な人手不足や長時間労働が今後もさらに加速していく可能性があります。

 

現在、表計算ソフトなどを使用して帳票作成を行なっているのであれば、ITソフトの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

法改正にも対応したITソフトを導入することで、作業の効率化を図ることができますよ。

 

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建設業の帳票管理は、法改正も踏まえた環境改善を

2021年の建設業法改正では、帳票の保管方法について大きく変更がされました。

紙での帳票保管が必要無くなるのは大きなメリットですが、電子取引については、保存要件に沿った電子データでの保存が必須となります。

 

帳票には、帳簿や伝票が含まれますが、これらの保管期間は、7年から10年ほど。

毎年の帳票を紙で保管するのは、スペースの確保など多くの問題がありました。

 

しかし、「電子帳簿保存法」により保管方法について効率化が図れますので、あわせてITソフトの導入を行い、さらなる作業の効率化を目指しましょう。

 

アークシステムの「楽王シリーズ」では今までエクセルなどの表計算ソフトで作成していた、積算見積などを効率化することができます。

法改正にも対応したITソフトの導入で、社内の労働環境改善が図れると良いですね。

 

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