積算ソフトの乗り換えタイミングとは？注意点と選び方も解説

こんにちは！ITの力で建設業界に貢献する「アークシステム」です。

 

積算業務を効率化する上で、積算ソフトは心強いツールです。

しかし、導入から年数が経つと、「機能が古く感じる」「今の業務に合っていない気がする」といった不満が出てくることもあります。

とはいえ、費用がかかることもあり、ソフトを乗り換えるかどうかは、はっきりしたきっかけがないと決めにくいものです。

 

そこで今回は、積算ソフトの乗り換えを検討すべきタイミングや、乗り換え前に確認したい注意点、新しいソフトの選び方について解説します。

自社の状況に当てはめながら、ぜひ参考にしてください。

積算ソフトを乗り換えたい！検討するタイミングはいつ？

積算ソフトの乗り換えは、「なんとなく使いにくい」と感じるだけでは判断しにくいものです。

メーカーのサポート終了や業務内容の変化といった出来事のほか、日々の作業で同じ不便が繰り返し起きていないかを目安にすると、乗り換えの時期を判断しやすくなります。

特に、手作業による転記が増えている、自社の積算ルールに対応できないなど、業務の負担やミスにつながる問題が続いている場合は、積算環境を見直すタイミングといえるでしょう。

 

ここでは、乗り換えを検討したい5つのタイミングをご紹介します。

その前に、まずは乗り換えによってどのような効果が期待できるのかを確認しておきましょう。

 

積算ソフトの乗り換えで期待できる効果

新しい積算ソフトに切り替えると、日々の積算・見積業務に次のような変化が期待できます。

積算業務の効率化は、単に作業時間を減らすだけではありません。

見積漏れや計算ミスを減らすことで、適正な利益の確保につながるほか、積算方法を統一することで、経験の浅い担当者への業務引き継ぎも進めやすくなります。

 

今のソフトで困っている点と照らし合わせ、乗り換えによって何を改善したいのかを整理しておきましょう。

 

積算ソフトの乗り換えを検討するタイミング

積算ソフトの乗り換えを検討する主なタイミングとしては、以下のようなものが考えられます。

 

タイミング①メーカーのサポート終了が決まったとき

メーカーから販売終了やサポート終了の案内が届いたら、乗り換えを考え始める時期です。

サポートが終わると単価データや基準改定の反映が止まり、見積の根拠が古いまま残ってしまいます。

 

また不具合が見つかっても対応してもらえないため、使い続けるほど積算の正確さに不安が残るでしょう。

 

新しいソフトの比較から社内での試用、データの引き継ぎまでには、ある程度の期間がかかります。

サポートの終了日から逆算して、移行のスケジュールを組んでおけば、慌てずに切り替えられるでしょう。

 

タイミング②見積に求められる内容が変わったとき

建設業では、取引先や発注者から、見積書の内訳をより細かく示すよう求められることがあります。

材料費や労務費などを項目ごとに分けた見積書を手間なく作れるかどうかは、ソフトを見直す際の判断材料の一つです。

 

今のソフトでは内訳の組み替えができず、出力した見積書の書式を毎回手作業で整え直している、という状況はないでしょうか。

見積書の内訳や書式が求められる形式に合っていないと、提出のたびに余計な作業が発生してしまいます。

 

こうした手間が増えているなら、見直しを考えて良いタイミングでしょう。

 

タイミング③扱う工事の種類が変わったとき

事業の広がりとともに、受注する工事の内容が変わることもあります。

 

例えば、新築工事が中心だった会社でリフォームや改修工事の依頼が増えると、撤去や部分補修を含む見積が多くなります。

これまでのソフトに収録された単価データや見積の雛形では、こうした変化に合わせにくいケースもあるでしょう。

 

ソフトの外でExcelを使って金額を調整したり、雛形を毎回作り直したりする作業が増えていないか振り返ってみてください。

そうした手間が目立ってきたら、今の業務に合うソフトを探し始める目安です。

 

タイミング④今のソフトでは見積データを管理・共有しにくいとき

今のソフトに見積データを社内で共有する仕組みがなく、見積が担当者のパソコンの中にしか残っていない、という状況はないでしょうか。

これでは、前任者が作った見積ファイルがどこにあるかわからなかったり、似た工事でも過去の案件を参考にできず毎回一から作ったりと、同じ作業を何度も繰り返すことになってしまいます。

また、担当者が異動・退職した際に、過去の積算根拠や単価設定がわからなくなるリスクもあります。

 

ソフト上で見積データを共有し、過去の見積を下敷きにして新しい見積を作れる仕組みがあれば、作業の重複を大きく減らせるでしょう。

 

さらに、見積番号の付け方や工事名での検索など、目当てのデータをすぐに呼び出せる機能があるかどうかも、乗り換え先を考える際の目安になります。

 

タイミング⑤ソフトの機能やメーカーの対応に不満があるとき

自動計算できない、最新法令に対応していない、自社独自の積算方法や計算ルールに対応できないなど、積算ソフトに求める機能がついていない場合には、業務効率向上のためにも、乗り換えを検討する必要があります。

 

例えば、必要な帳票の出力や集計の機能がないために、ソフトで作った見積の内容をExcelに入力し直して資料を作っているケースもあるでしょう。

同じ内容を二重に入力すると手間がかかるだけでなく、転記ミスが起きる原因にもなります。

 

また、操作について問い合わせても回答まで日数がかかる、単価データの更新が遅れて手作業で修正しているなど、メーカーの対応に不満がある場合も乗り換えを検討するタイミングです。

メーカーの対応が追いつかないと、そのしわ寄せは積算担当者の作業時間に回ってきます。

 

特に一時的なトラブルではなく、同じ不満が繰り返し起きているなら、乗り換え先の比較を始めてみましょう。

 

積算ソフトの乗り換え前に確認したい注意点

積算ソフトの乗り換えを決めたら、新しいソフトの契約とあわせて、データの引き継ぎや旧ソフトの解約手続き、操作の習得などの準備を進めます。

準備が不十分なまま切り替えると、思わぬ手間や費用が生じかねません。

 

ここでは、乗り換えの際に起こりがちな注意点とその対策を4つご紹介します。

 

注意点①単価マスタや見積データを手入力し直す手間が生じる

新しいソフトによっては、今使っている単価マスタや過去の見積データをそのまま取り込めない場合があります。

登録件数が多い会社ほど、手入力で登録し直す作業は大きな負担です。

 

こうした事態を防ぐには、CSVやExcelからの取り込みに対応しているかを契約前に確認しておきましょう。

単価や数量だけでなく、計算式、見積の内訳構成、独自の雛形なども引き継げるか確認することが重要です。

メーカーがデータの移し替えを手伝ってくれるかどうかもあわせて聞いておくと、作業量の見通しが立てやすくなります。

 

新しいソフトへ移せないデータがある場合は、旧ソフトの解約後も過去の見積データを閲覧できるかどうかもあわせて確かめておくと安心です。

 

注意点②新しい操作に戸惑い、見積の提出が遅れることがある

画面の配置や入力の手順が変わると、ベテランの担当者でも最初は思うように作業が進みません。

慣れないうちに急ぎの見積が重なると、提出の期限に間に合わなくなるおそれもあります。

 

このようなリスクを避けるには、導入前に操作説明をしっかり受けておき、最初の数週間は急ぎではない案件から新しいソフトで作ってみるのがおすすめです。

 

また、旧ソフトの解約と新しいソフトの導入を同時に行うのではなく、両方を使える期間を少し設けて段階的に切り替えるのも一つの方法です。

急ぎの見積は使い慣れた旧ソフトで作りながら新しいソフトの操作に慣れていけば、提出の遅れを防ぎやすくなります。

 

並行して使う期間の長さは、次の注意点③で触れる旧ソフトの契約更新日も踏まえて決めましょう。

 

注意点③旧ソフトの契約更新日や解約期限を見落としやすい

乗り換えの準備に気を取られて、今使っているソフトの契約を見落としてしまうケースもあります。

契約によっては、更新日を過ぎると次の期間分の保守料が発生する場合もあるため注意が必要です。

 

保守契約やライセンスの更新日、解約の申し出期限を早めに確認し、その日程に合わせて切り替えの時期を決めましょう。

 

注意点④運用ルールを決めないと、使い方が人によってばらばらになる

新しいソフトを入れても、社内の運用ルールを決めないまま使い始めると、担当者ごとに自己流の使い方が定着し、見積の保存場所や雛形がばらばらになってしまいます。

これでは、データを共有できるソフトに乗り換えても、「過去の見積が見つからない」といった非効率な状態を引き起こしてしまいます。

 

導入の段階で、見積の雛形やデータの保存先、単価を更新する担当者など、社内での使い方のルールを決めておきましょう。

誰が見積を作っても同じ手順で進められる状態であれば、新しいソフトが社内に根づきやすくなります。

 

積算ソフトを乗り換える際の選び方

乗り換え先の候補が絞れてきたら、今のソフトで感じている不満が解消されるかを軸に比べていきましょう。

単に機能が豊富なソフトを選ぶのではなく、普段の見積業務の流れに当てはめて考えると、自社にとって必要な条件が見えてきます。

 

比較の際にチェックしたい5つのポイントをご紹介します。

 

①自社の工事と単価データに合っているか

最初に確認したいのは、自社が主に手がける工事の種類と、見積に使う単価データの中身です。

 

内装や設備工事が中心なのか、公共工事の入札にも参加するのかによって、必要な歩掛や単価の出典は変わります。

カタログに対応工種が載っていても、普段の見積書と同じ内訳の組み方で作れるかは、使ってみないとわかりません。

 

過去に作った見積を1件用意し、契約前にデモや試用版などを通して、新しいソフトで同じ金額にたどり着けるか試してみると、導入後のずれを防げます。

 

②費用に見合う効果が得られるか

費用を比べる際は、導入時にかかる金額だけでなく、数年間使い続けた場合の総額で考えてみましょう。

パッケージ型は導入時にまとまった費用がかかり、サブスクリプション型は月額費用が続くなど、支払い方も製品によって異なります。

 

乗り換えによって月に何時間ほど作業が減りそうかを見積もり、その費用対効果と照らし合わせて判断してみてください。

 

③他のソフトやシステムとつなげられるか

他ソフトで拾い出した数量をそのまま見積に取り込めるか、見積のデータを他システム上の原価管理や会計の業務に引き継げるかも確認しておきましょう。

 

特に、拾い出しと見積が別々のソフトで分断され、拾った数量を見積ソフトへ手作業で転記している場合は、重視したいポイントです。

ソフト同士が連携していれば、同じ数字を何度も入力する手間や、書き写す際のミスを減らせます。

 

また、クラウド型のソフトなら、事務所以外の場所や別の拠点からも同じ見積データを開くことが可能になり、業務の柔軟性は高まります。

 

④導入後にどこまで支援してもらえるか

積算ソフトを切り替えた直後は、初期設定や帳票の作り方など、わからない点が次々に出てくることも珍しくありません。

電話・メール・リモートサポートなど、メーカー側にどのような方法で相談できるのか、データの引き継ぎや初期設定を手伝ってもらえるのかを事前に聞いておきましょう。

 

単価データの更新がいつ、どのような形で届くのかも、長く使う上で見ておきたい点です。

 

⑤担当者が無理なく使いこなせるか

毎日触るソフトだからこそ、画面の見やすさや入力の手順は作業時間に直結します。

文字の大きさや一覧画面の見やすさ、よく使う操作が少ない手順で済むかなど、細かな点から操作性を確認しておきましょう。

 

実際に積算を担当する人に触ってもらい、普段の見積を1件作るのにどれくらい時間がかかるかを比べると、違いがはっきりします。

 

長年使ってきた積算ルールや雛形を活かせるか、自社の業務に合わせてソフトを調整できるかも、乗り換え先を選ぶ際の重要なポイントです。

 

積算ソフトは「楽王シリーズ」に乗り換えで効率化を実現！

積算ソフトの乗り換えでは、「今より高機能なソフトを選ぶ」ことだけが重要ではありません。

現在の業務で何が負担になっているのかを整理し、その課題を解消しながら、現場が無理なく移行できるソフトを選ぶことが重要です。

 

ここまでご紹介してきたように、Excelへの二重入力が増えている、拾い出しと見積が分断されている、自社の積算方法に現在のソフトが対応できない――こうした不便を感じ始めたときは、積算環境を見直すタイミングです。

 

現在の積算業務をよりスムーズにしながら、自社に合った形で乗り換えられる具体的な選択肢として、積算・拾い出しシステム「楽王シリーズ」をご紹介します。

 

 

 

積算ソフトの乗り換えでは、価格だけでなく「現在抱えている課題を解決できるか」という視点で比較することが重要です。

 

積算ソフトは乗り換えタイミングを見極めて選ぼう

積算ソフトの乗り換えは、メーカーのサポート終了や見積に求められる内容の変化、扱う工事の種類の変化、日々の作業で繰り返し生じる不便などをきっかけに検討を始めるのがおすすめです。

 

切り替えの際は、引き継げるデータの範囲や旧ソフトの契約更新日を確認し、操作に慣れるまでの並行期間や社内の運用ルールも含めて計画を立てましょう。

乗り換え先は、自社の工事への適合、費用、他システムとの連携、導入後の支援、使いやすさなどを重視して選んでみてください。

 

また、積算ソフトの乗り換えは、単なるシステムの入れ替えだけでなく、作業時間の削減や積算精度の向上、業務の属人化解消を進める機会でもあります。

自社の業務に合ったソフトを選ぶことで、積算担当者の負担を減らしながら、正確な見積作成と適正な利益の確保につなげましょう。

 

まずは今のソフトで何に困っているのかを整理するところから始めましょう。